Règles de confidentialité

En bref

Taï Licences est l’outil de gestion des licences du Cercle Thieulâm, réservé aux écoles affiliées et aux administrateurs du Cercle. Il traite les données des pratiquants, de leurs représentants légaux et des utilisateurs de l’outil, pour la seule gestion de la vie fédérative du Cercle. Aucune donnée n’est vendue, louée ni utilisée à des fins publicitaires, et l’outil ne contient aucun traceur de mesure d’audience.

Responsable du traitement

Association Cercle Thieulâm, Association Cercle Thieulâm, 23 rue du Consulat, 84210 Saint-Didier.

Finalités

• gérer les licences des pratiquants, saison par saison ;
• suivre les grades, les qualifications et les décisions de jury ;
• gérer l’affiliation des écoles au Cercle ;
• traiter les commandes, la facturation et les règlements ;
• communiquer avec les écoles, les pratiquants et leurs représentants légaux (courriels liés à la licence, aux commandes, aux événements) ;
• assurer la sécurité de l’outil : contrôle des accès, journal des actions, sessions de connexion.

Bases légales

• l’exécution de l’adhésion au Cercle et à l’école : licences, grades, affiliations, commandes, communication ;
• l’obligation légale : facturation et conservation des pièces comptables ;
• l’intérêt légitime du Cercle à protéger l’outil et les données qu’il contient : journal des actions, sessions de connexion.

Données traitées

• Pratiquants : numéro de licence, nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse postale, adresse électronique, téléphone, photographie, grade et parcours, licences par saison, qualifications et leurs justificatifs, et le cas échéant un commentaire saisi par l’école ou une mesure d’exclusion.
• Représentants légaux d’un pratiquant mineur (deux au plus) : nom, prénom, lien de parenté, téléphone, adresse électronique.
• Utilisateurs de l’outil (responsables d’école, administrateurs du Cercle) : nom, prénom, adresse électronique, droits d’accès, date de dernière connexion.
• Écoles et bureaux d’association : coordonnées de l’école, membres du bureau (rôle, nom, prénom, date de naissance facultative), destinataires des factures.
• Sécurité : pour chaque session de connexion, l’adresse IP, le pays et la ville déduits de celle-ci, la catégorie de navigateur, de système et de terminal, et l’heure de dernière activité ; le journal des actions effectuées dans l’outil (auteur, date, valeur avant et après).
• Courriels envoyés : destinataire, objet, contenu, date et état d’envoi.

Aucune donnée de santé n’est traitée : le Cercle ne suit pas les certificats médicaux.

Connexion avec Google

La connexion se fait exclusivement par un compte Google ; Taï Licences ne stocke aucun mot de passe. Google authentifie l’utilisateur et transmet son adresse électronique, son nom et sa photo de profil. Taï Licences n’utilise que l’adresse électronique, pour la rapprocher d’un compte créé au préalable par le Cercle ; le nom et la photo de profil peuvent être conservés par le service d’authentification, mais ne sont pas utilisés. Taï Licences n’accède ni à la messagerie, ni aux fichiers, ni à l’agenda du compte Google.

L’utilisation des informations reçues des API Google respecte le Règlement sur les données utilisateur des services API Google (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d’utilisation limitée.

Destinataires

• Le Cercle Thieulâm : ses administrateurs, chacun dans la limite des droits qui lui sont attribués ;
• l’école du pratiquant : les comptes habilités des écoles où le pratiquant est ou a été licencié ;
• toutes les écoles affiliées, pour la seule information qu’un pratiquant fait l’objet d’une exclusion prononcée par le Cercle, avec son motif ;
• les sous-traitants techniques ci-dessous, pour l’exécution de leur seule prestation.

Chaque école n’accède qu’à ses propres données : ce cloisonnement est imposé par la base de données elle-même, et non par le seul affichage.

Sous-traitants et lieux d’hébergement

• Supabase : base de données et stockage des fichiers (photographies, justificatifs, documents émis), en régioneu-west-1 (Irlande) ;
• Vercel : hébergement de l’application, exécutée en région dub1 (Dublin, Irlande) ;
• Resend : envoi des courriels, en régioneu-west-1 (Irlande) ;
• Google : connexion des utilisateurs ; prestataire établi hors de l’Union européenne, qui encadre ce traitement par ses engagements publics de protection des données.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne (Irlande). Certains prestataires (Google, Resend) relèvent de sociétés établies aux États-Unis, encadrées par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durées de conservation

• Fiches des pratiquants et de leurs représentants légaux, licences, grades et qualifications : pendant toute l’adhésion, puis 3 ans après la fin de la dernière saison pour laquelle le pratiquant a été licencié. Au-delà, l’historique des grades et des saisons n’est conservé que sous une forme anonymisée, à des fins statistiques et historiques.
• Factures, avoirs et pièces comptables : 10 ans, durée de l’obligation légale.
• Comptes des utilisateurs de l’outil : supprimés ou désactivés lorsque la personne n’exerce plus ses fonctions.
• Sessions de connexion (adresse IP, pays, ville, navigateur) : 12 mois, puis effacement automatique.
• Journal des actions : 12 mois dans l’outil ; au-delà, les entrées sont archivées dans un espace de stockage privé, accessible au seul super-administrateur du Cercle, puis effacées de l’outil. Les archives sont conservées 5 ans.
• Contenu des courriels envoyés : 12 mois, puis effacement automatique du contenu.
• Trace des courriels envoyés (destinataire, objet, date) : 12 mois ; trace d’un courriel en échec : 30 jours.
• Photographies déposées sans fiche enregistrée : effacées automatiquement après 7 jours.

Sécurité

• connexion par compte Google uniquement, sur invitation du Cercle ;
• cloisonnement des données par école, imposé par la base de données ;
• fichiers stockés dans des espaces privés, servis par des liens temporaires ;
• déconnexion automatique après 30 minutes d’inactivité ;
• journal des actions sensibles.

Cookies

Taï Licences ne dépose que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : la session de connexion, la mesure de l’inactivité, le format d’affichage (ordinateur ou téléphone) et l’affichage temporaire du résultat d’une action. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d’audience n’est utilisé ; aucun consentement n’est donc demandé.

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de vos données. Pour un pratiquant mineur, ces droits s’exercent par ses représentants légaux. Les données d’un pratiquant étant saisies par son école, vous pouvez aussi vous adresser directement à elle pour les corriger.

Pour exercer ces droits, écrivez au Cercle par courrier électronique à admins@cercle-thieulam.com, ou par courrier postal à l’adresse du Cercle indiquée ci-dessus. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

Modification de ces règles

Ces règles peuvent évoluer avec l’outil ; la date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. Voir aussi les conditions d’utilisation.